20.11.2024|
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Traditionelles papierbasiertes Führen einer BEM-Akte ist nicht nur fehleranfällig und unsicher, sondern auch zeitaufwändig. Datenbanklösungen wie Excel erfordern einen hohen manuellen Aufwand für die Analyse und Nachverfolgung einzelner Fälle, was wertvolle Ressourcen bindet. Hier setzt die Digitalisierung an: Durch spezialisierte Softwarelösungen kann der BEM-Prozess effizienter, sicherer und transparenter gestaltet werden. Die BEM-Zentrale erleichtert den gesamten Prozess und bietet dabei höchste Sicherheit.
Überblick über die BEM-Akte und ihre digitale Transformation
Die BEM-Akte, eine Erweiterung der BEM-Zentrale von HR-Com, ist ein zentrales Element im Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Sie enthält alle relevanten Informationen und Dokumente zu Mitarbeitenden, die längerfristig erkrankt sind oder wiederholt kurzzeitig ausfallen. Die Akte dient als Grundlage für die Planung und Durchführung individueller Maßnahmen zur Wiedereingliederung. In der traditionellen Form birgt die papierbasierte BEM-Akte jedoch Risiken: Sie ist anfällig für Verlust, unbefugten Zugriff und schwer zu verwalten.
Die digitale BEM-Akte bietet hier entscheidende Vorteile. Sie ermöglicht die sichere Ablage des gesamten Schriftverkehrs innerhalb der Akte oder alternativ in externen BEM-Ordnern. Zudem können Basisdaten des BEM-Prozesses direkt in die Personalakte überführt werden, selbst wenn diese außerhalb von SAP-Systemen verwaltet wird, z.B. in digitalen Akten von Drittanbietern. Das sichert eine nahtlose Integration und eine einfache Verwaltung der relevanten Informationen.
Unterschied zwischen BEM-Infotyp und BEM-Akte
Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem BEM-Infotyp und der BEM-Akte liegt im Umfang und der Tiefe der Informationen, die gespeichert werden. Der BEM-Infotyp, der in SAP® HCM verwendet wird, dient primär der Verwaltung von Basisinformationen zum BEM-Prozess, wie dem Beginn und Ende des Verfahrens sowie bestimmten Statusmeldungen. Diese Informationen sind notwendig, um den Ablauf des BEM formal im System zu dokumentieren.
Die BEM-Akte hingegen umfasst deutlich mehr Daten und Dokumente, die im Verlauf eines BEM-Prozesses anfallen. Sie dient nicht nur der strukturierten Ablage aller Dokumente wie Gesprächsprotokolle, ärztliche Bescheinigungen und Einverständniserklärungen, sondern bietet auch die Möglichkeit, externe Dokumente hochzuladen und zu verwalten. Die BEM-Akte ist somit eine umfassendere und detailliertere Lösung, die den gesamten Prozess dokumentiert und rechtssicher archiviert. Durch die Integration in die BEM-Zentrale wird zudem ein nahtloser Zugriff auf beide Systeme ermöglicht, was eine effiziente Verwaltung des BEM-Prozesses sicherstellt.
Sichere Kommunikation im BEM-Prozess
Im BEM-Prozess werden hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet, die besonderen Schutz erfordern. Die Einhaltung des Datenschutzes und der DSGVO-Konformität ist daher unerlässlich. Unsichere Kommunikationswege können zu Datenlecks führen und das Vertrauen der Mitarbeitenden untergraben. Die Nutzung sicherer Kommunikationskanäle und die Verschlüsselung von Nachrichten sind daher zentrale Anforderungen.
Hier kommt die BEM-Zentrale von HR-Com ins Spiel. Als SAP® HCM AddOn-Software bietet sie umfassende Sicherheitsmechanismen wie verschlüsselte E-Mails und ein detailliertes Rollen- und Rechtevergabesystem. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben. Die digitale BEM-Akte verstärkt dies durch eine präzise Zugriffssteuerung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen die sensiblen Daten einsehen können.
Effiziente und sichere Dateiablage
Die Verwaltung von Dokumenten im BEM-Prozess ist komplex. Medizinische Daten und sensible Personalinformationen müssen nicht nur sicher aufbewahrt, sondern auch effizient zugänglich sein. Traditionelle Ablagesysteme stoßen hier schnell an ihre Grenzen, insbesondere wenn es um die Nachverfolgung von Änderungen oder den Zugriff verschiedener berechtigter Personen geht.
Die digitale BEM-Akte der BEM-Zentrale bietet eine einfache Lösung für diese Herausforderungen. Neben der sicheren Ablage aller Dokumente ist es möglich, externe Dateien wie Gesprächsprotokolle und unterzeichnete Einverständniserklärungen direkt aus Laufwerken hochzuladen. Darüber hinaus besteht eine Schnittstelle zu Docusign, wodurch digitale Unterschriften in den BEM-Prozess integriert werden können. Sollten Schnittstellen zu anderen Anbietern für digitale Aktenlösungen oder digitale Signiervorgänge notwendig sein, kann HR-Com diese problemlos integrieren.
Vorteile der digitalen BEM-Akte für Unternehmen
Durch die Digitalisierung des BEM-Prozesses können Unternehmen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen realisieren. Automatisierte Workflows und zentrale Datenverwaltung reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen Abläufe. Gleichzeitig wird die Datensicherheit erhöht, da moderne Softwarelösungen umfassende Schutzmechanismen bieten und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften unterstützen. Die BEM-Akte ermöglicht nicht nur eine sichere Datenverwaltung, sondern auch eine effiziente und rechtssichere Abwicklung des gesamten Prozesses.
Fazit
Die digitale Transformation der BEM-Akte bringt Unternehmen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Compliance. Durch spezialisierte Softwarelösungen wie die BEM-Zentrale von HR-Com wird der BEM-Prozess nicht nur vereinfacht, sondern auch zukunftssicher gestaltet. Mit der Erweiterung der BEM-Akte wird die sichere Ablage, Integration externer Systeme und Schnittstellenlösungen gewährleistet. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um die digitale BEM-Akte in Ihrem Unternehmen zu integrieren und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren.