05.03.2025|
Immer mehr Unternehmen wollen ihre digitale Gehaltsabrechnung sicher umsetzen und gleichzeitig Kosten senken. Besonders beliebt ist dabei die Lohnabrechnung per E-Mail, da sie Mitarbeitenden schnellen und bequemen Zugriff bietet. Dort auch zählen Datenschutz und Sicherheit: Unternehmen müssen die Entgeltabrechnung digital bereitstellen, ohne gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verstoßen. Daher ist eine DSGVO-konforme Gehaltsabrechnung essenziell, um rechtliche Risiken zu vermeiden und gleichzeitig die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.
Bisher war es unklar, ob die für Arbeitgeber verbindliche Textform bei der Abrechnung auch digital erfüllt werden kann. Seit dem Gerichtsurteil am 28. Januar wurde die Situation ganz deutlich definiert.
Neues Urteil zu digitalen Gehaltsabrechnungen schafft Klarheit:
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit einem wegweisenden Urteil (Az. 9 AZR 48/24) festgeschrieben: Die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen ist zulässig, erfüllt die vorgeschriebene Textform, und es gäbe, laut Vorsitzendem Richter Heinrich Kiel, kein Anspruch mehr auf Papierform alter Schule.
Bislang waren viele Unternehmen zurückhaltend, wenn es um die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen ging – aus Sorge vor rechtlichen Fallstricken oder fehlender Akzeptanz durch die Mitarbeitenden. Doch mit der aktuellen Entscheidung des BAG gibt es keine rechtlichen Hürden mehr für Unternehmen, die diesen Schritt gehen wollen.
Doch was genau bedeutet das für Unternehmen?
Welche Vorteile ergeben sich daraus, und wie können digitale Gehaltsabrechnung sicher und rechtskonform umgesetzt werden?
Warum zu einer digitalen Lösung wechseln?
Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung sind offensichtlich:
🔸Nachhaltige Kosteneinsparung: Keine Druck-, Versand- oder Materialkosten mehr.
🔸Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende erhalten ihre Abrechnungen sofort und jederzeit abrufbar.
🔸Rechtliche Sicherheit: Moderne Schnittstellen verschlüsseln die digitale Zustellung und setzen sie DSGVO-konform um.
🔸Optimierung der Prozesse: Durch die Automatisierungen entfallen manuelle Tätigkeiten, wie z.B. die Erstellung der Dokumente und Datenübernahme.
HR-Com bietet sichere Umsetzung für digitale Gehaltsabrechnungen
HR-Com hat in Partnerschaft mit Cosboo und FTAPI zwei sichere und effiziente Lösungen für Unternehmen entwickelt, die Gehaltsabrechnungen digital bereitstellen möchten.
Lösung 1: Cosboo: Die direkte Anbindung an SAP
Die COSBOO GmbH ist ein Berliner Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung individueller Cloud- und KI-Softwarelösungen für HR-Prozesse spezialisiert. Mit über 10 Jahren Erfahrung realisiert das Unternehmen komplexe Webanwendungen für Start-ups, KMUs und Großunternehmen.
Mit der Cosboo-Schnittstelle können Unternehmen ihre Entgeltabrechnungen direkt aus SAP HCM an die Mitarbeitenden verteilen – ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte. Die Lösung ermöglicht Ihnen:
- Kosteneffizienz und Zeitersparnis durch Automatisierung: Die e-Gehalt Schnittstelle von HR-Com und COSBOO optimiert den Datenaustausch zwischen SAP und e-Gehalt durch vollautomatisierte Prozesse. Manuelle Schritte und doppelte Dateneingaben entfallen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch das Risiko von Fehlern minimiert und somit Kosten reduziert.
- Flexibler und sicherer Zugriff auf Gehaltsdokumente: Mitarbeiter können jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente zugreifen – von jedem Endgerät aus dank des modernen responsiven Layouts. Der Datenaustausch erfolgt dabei sicher und verschlüsselt über https Post per REST-API, ohne direkten Zugriff auf Kundensysteme.
- Reibungslose Integration und Echtzeit-Synchronisation: Die e-Gehalt Schnittstelle gewährleistet eine nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme. Neue Mitarbeiterdaten sowie Änderungen an bestehenden Daten werden in Echtzeit synchronisiert. So sind HR-Dokumente stets aktuell und für berechtigte Benutzer digital und systematisch zugänglich.
- Automatisierte Benutzerverwaltung und Einladung: Neue Benutzer können direkt aus SAP heraus ein Einladungsschreiben inklusive QR-Code generieren, welches den Anmeldeprozess bei e-Gehalt erleichtert. Die automatisierte Versendung von HR-Dokumenten sowie die Einplanung als Job in SAP sorgen für eine lückenlose und effiziente Verwaltung der Gehaltsdokumente.
Lösung 2: FTAPI: Verschlüsselter und sicherer Datenaustausch
Die FTAPI Software GmbH aus München bietet seit 2010 eine Plattform für sichere Daten-Workflows und Automatisierung. Über 2.000 Unternehmen und eine Million Nutzer:innen vertrauen auf ihre Lösungen. Die Secure Data Workflow Platform ermöglicht die geschützte Übertragung, Strukturierung und Automatisierung sensibler Daten – dank modernster Verschlüsselungstechnologie.
Dank der Schnittstelle erhalten Sie:
- Automatisierter Datenaustausch: Der Datenaustausch verläuft reibungslos zwischen Ihrem SAP-System und den FTAPI-Systemen, indem sich Mitarbeiterinformationen und Dokumente automatisch synchronisieren. Alle HR-Dokumente werden digital gespeichert und sind jederzeit für berechtigte Benutzer leicht zugänglich. Dadurch entfallen manuelle Schritte und doppelte Dateneingaben entfallen vollständig, was Zeit spart und das Fehlerpotenzial erheblich reduziert.
- Maximale Flexibilität: Durch die Verfügbarkeit auf allen gängigen Endgeräten können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente zugreifen. Dank des modernen responsiven Layouts gestaltet sich der Zugriff intuitiv und benutzerfreundlich, wodurch die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität gesteigert wird.
- Höchste Datensicherheit und flexible Anpassung: Der Datenaustausch erfolgt über die zertifizierte Verschlüsselung von FTAPI und Unternehmen können flexibel festlegen, welche Bereiche und Dokumente hochgeladen und geteilt werden sollen. Gleichzeitig ermöglicht die Schnittstelle eine automatische Erkennung von Änderungen an Benutzerdaten und das Versenden neuer Dokumente „on the fly“.
- Individuelle Prozessgestaltung und Integration von Postversand: Die FTAPI-Schnittstelle ermöglicht die vollautomatisierte Übermittlung von Mitarbeiterdaten und HR-Dokumenten direkt aus SAP heraus, einschließlich der Möglichkeit, diese Prozesse automatisieren. Für Mitarbeiter, die ihre Dokumente weiterhin postalisch erhalten möchten, steht eine nahtlose Integration mit der Deutschen Post zur Verfügung. Zudem können Einladungsschreiben mit einem QR-Code zur Anmeldung auf FTAPI direkt erstellt und über die ePost-Schnittstelle postalisch versendet werden.
Fazit
Die digitale Gehaltsabrechnung ist mehr als nur eine technologische Neuerung – sie ist ein echter Effizienz- und Kostenbooster für Ihr Unternehmen. Mit den Schnittstellen von HR-Com mit COSBOO und FTAPI optimieren Sie Ihre Prozesse, reduzieren Aufwand und Kosten und steigern gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
Nutzen Sie die Chancen des aktuellen Gerichtsurteils und digitalisieren Sie Ihre Gehaltsprozesse sicher und effizient! Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo!