11.06.2025|
Zum Halbjahr 2025 stehen zahlreiche rechtliche, technische und prozessuale SAP HCM Änderungen an, die direkte Auswirkungen auf Ihre Systemlandschaft und die tägliche Personalabrechnung haben. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Neuerungen und konkrete Handlungsempfehlungen zur Umsetzung in SAP.
SAP HCM Änderungen zur Sozialversicherung
Neues Verfahren: DaBPV – Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung
Mit dem DaBPV-Verfahren wird künftig die Elterneigenschaft für berücksichtigungsfähige Kinder zur Beitragssatzermittlung digital übermittelt.
Was bedeutet das für Sie?
- Anmeldungspflicht: Beschäftigte müssen spätestens 7 Tage nach Eintritt in das Verfahren aufgenommen werden. Dadurch wird ein Abo eingerichtet, über das alle relevanten Daten vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) proaktiv an den Arbeitgeber übermittelt werden.
- Abmeldung muss spätestens 6 Wochen nach Austritt erfolgen.
- Rückmeldung: Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder unter 25 Jahren, inkl. Zukunftsdaten.
Umsetzung in SAP:
- Anmeldung: Automatisch zum Eintrittsdatum bzw. für Bestandsfälle zum 01.07.2025
- Rückmeldung: Die Daten werden vom BZSt über den DSRV-Server (rvBEA-Schnittstelle) an die deutsche Rentenversicherung übermittelt, die das wiederum an den Arbeitgeber weiterleitet.
- Zurückgemeldet werden ausschließlich Kinder im steuerlichen Sinne
- Abweichungen bei Pflegekindern, Stiefkindern, Auslandskindern oder Adoptivkindern sind durch Arbeitgeber eigenständig und belegpflichtig zu erfassen
- Es werden nur Kinder zurückgemeldet, die nach 2011 (Einführung der ELStAM-Datenbank) das 18. Lebensjahr vollendet haben
- Verarbeitung:
Stimmen die Daten mit den IT0021-/IT0013-Einträgen überein, erfolgt eine automatische Übernahme in IT0700. Der IT0013 wird künftig nicht mehr genutzt.
Soll stattdessen weiterhin der IT0021 verwendet werden, muss dies im IT0700 explizit angepasst werden. Der letztere kann nicht manuell angelegt, gelöscht oder kopiert werden.
4. Abweichungen: Werden als Prüffall markiert und landen zur Bearbeitung auf der SB-Liste. Die Bearbeitung erfolgt, wie in den üblichen Verfahren, über folgende Programme:
Ausgangsmeldungen generieren und weiterleiten
Der erste Schritt im DaBPV-Verfahren ist die Erstellung der Ausgangsmeldungen. Hierfür kommt das Programm RP_PAYDE_DBP_CREATE_NOTIFS zum Einsatz, das systemseitig die relevanten Meldungen vorbereitet. Im Anschluss erzeugt RP_PAYDE_DBP_CREATE_FILES auf Basis dieser Meldungen die erforderlichen Dateien für die Weiterleitung an externe Institutionen.
Für die elektronische Übermittlung dieser Dateien steht der B2A-Manager bereit. Er fungiert als zentrale Schnittstelle für den Versand und Empfang digitaler Meldungen an die zuständigen Behörden.
Meldungen verwalten und den Überblick behalten
Zur Übersicht und Kontrolle der Meldungsvorgänge dient das Programm RP_PAYDE_DBP_LIST. Es listet sämtliche ein- und ausgehenden DaBPV-Meldungen übersichtlich auf. Für rein lesende Zugriffe steht die Anzeigevariante RP_PAYDE_DBP_LIST_DIS zur Verfügung. Wer zusätzlich auf rückwirkende Informationen zugreifen muss, kann mit RP_PAYDE_DBP_CREATE_NOTIFS_HIS gezielte Historienanfragen starten – ideal für die Klärung von Vorgängen aus der Vergangenheit.
Rückmeldungen verarbeiten und zuordnen
Ein essenzieller Bestandteil des Verfahrens ist die Bearbeitung eingehender Rückmeldungen. Das Programm RPCSVPD0_IN sorgt dafür, dass diese Rückmeldungen ins System übernommen und bestätigt werden. Anschließend werden sie mit RP_PAYDE_DBP_ASSIGN_NOTIFS automatisch zugeordnet – eine enorme Entlastung für die Sachbearbeitung.
Die eigentliche Weiterverarbeitung erfolgt über RP_PAYDE_DBP_PROCESS_NOTIFS, das die Rückmeldungen systemisch bewertet und den Bearbeitungsstatus aktualisiert.
Auch für diese Prozessphase bietet SAP weitere unterstützende Werkzeuge: Neben den bereits genannten Listen steht zusätzlich RP_PAYDE_DBP_LIST_UNASSIGNED zur Verfügung – eine Übersicht über noch nicht zugeordnete Rückmeldungen, die gezielt bearbeitet werden können.
Für die Sachbearbeitung besteht die Möglichkeit, die Funktion im Notification-Tool zu aktivieren.
Zahlstellenmeldeverfahren: Neuer Meldegrund
Ein neuer optionaler Meldegrund erlaubt die Bereitstellung einer Vorabbescheinigung. Diese ersetzt nicht die Beginnmeldung, ermöglicht aber vorzeitigen Zugriff auf abrechnungsrelevante Daten.
SV-Stammdatendatei: Direkt aus dem Programm abrufbar
- Neuerungen: Die Stammdatendatei kann direkt aus dem Internet heruntergeladen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit der Hintergrundprozessierung
- Technische Voraussetzung: HTTPS-Verbindung (durch die SAP-Basis)
rvBEA Forms BEEG
In einigen Bundesländern wie Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Bayern ist das Verfahren bereits produktiv. Wir empfehlen, eine regelmäßige Datenabholung durch einen Job einzuplanen, zum Beispiel täglich oder wöchentlich.
SAP HCM Änderung für Steuer
Neuer Lohnsteuerbescheinigungs-Vordruck (LStB)
- Ab dem 20.02.2025: Neue Zeile 30 im Formular integriert.
ELStAM PKV-Daten: Start ab 2026
Zusätzlich zu den ELStAM-Daten erhalten Arbeitgeber künftig auch Angaben zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen. Diese umfassen:
- KVZuschuss – Monatlicher Beitrag für einen Zuschuss zur privaten Krankenversicherung
- KVVorsorge – Monatlicher Beitrag für einen Vorsorgebetrag zur privaten Krankenversicherung
- PVZuschuss – Monatlicher Beitrag für einen Zuschuss zur privaten Pflege-Pflichtversicherung
- PVVorsorge – Monatlicher Beitrag für einen Vorsorgebetrag zur privaten Pflege-Pflichtversicherung
Die Daten umfassen Beitragshöhen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung und sind für Vorjahr, aktuelles Jahr und Folgejahr verfügbar.
Start des Verfahrens ist der 1.1.2026.
Die Daten werden erstmalig mit der Monatsliste November Anfang Dezember 2025 zur Verfügung gestellt.
Behördenkommunikation – B2A
Kommunikation mit der Finanzverwaltung (Steuer): ERiC-Updates
Im Rahmen der elektronischen Steuerdatenübermittlung stehen zwei neue Versionen des ERiC-Moduls (Elster Rich Client) bevor, die sich sowohl auf die technische als auch fachliche Kommunikation mit der Finanzverwaltung auswirken.
ERiC 42 – Technisches Release
- Geplanter Bereitstellungstermin der Behörde 26. Mai 2025
- Geplante Bereitstellung durch SAP –Sommer 2025
- Optional für Business Connector (BC) und Process Integration / Process Orchestration(PI/PO)
- Einspielung von SAP empfohlen
- Automatisches Update bei Nutzung der Cloud Integration (CI)
ERiC 43 – Fachliches Release
- Geplanter Bereitstellungstermin der Behörde 20. Oktober 2025 (Beta) / 24. November (finale Version)
- Geplante Bereitstellung durch SAP –Anfang / Mitte Dezember 2025
- Zwingendes Update für Business Connector (BC) und Process Integration/Process Orchestration (PI/PO)
- Automatisches Update bei Nutzung der Cloud Integration (CI)
Kommunikation mit den Krankenkassen: Umstellung auf eXTra 1.5
Auch die technische Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern wird weiterentwickelt: Die bisherige eXTra-Schnittstelle 1.4 wird durch die neue Version eXTra 1.5 abgelöst.
Zeitplan und Verpflichtung:
- Pilotierung: Bereits 2025 optional nutzbar
- Verpflichtende Umstellung: Spätestens zum Jahreswechsel 2025/2026
- Das neue Verfahren DaBPV setzt bereits vollständig auf eXTra 1.5
Technische Anforderungen:
- Neue SOAP-Verbindung: Erforderlich über den SOA-Manager
- Detailbeschreibung: Umsetzungsschritte finden sich im SAP-Hinweis 3572721 – B2A-SV: Technische Vorabauslieferung für das neue SV-Meldeverfahren DaBPV
Hintergrund:
- Grundlage sind die veröffentlichten Gemeinsame Grundsätze Technik
- Anlage 13 – GKV-Kommunikationsserver
- Anlage 17 – DSRV-Kommunikationsserver
- Alte Schnittstelle‘ (eXTra 1.4) wird nur noch bis zum 31.3.2026 von der GKV bzw. DSRV unterstützt
KEA-Verfahren (Kurzarbeit)
Mit dem neuen KEA-Verfahren steht eine moderne, digitale Lösung zur Verfügung, mit der sowohl Anträge auf Kurzarbeitergeld als auch die zugehörigen Abrechnungslisten online übermittelt werden können.
Wichtige Hinweise zur Nutzung:
- Das Verfahren ist optional und befindet sich derzeit in der Pilotphase
- Die Anzeige der KuG bei der Agentur für Arbeit (AfA) erfolgt weiterhin separat und ist nicht Teil des KEA-Verfahrens
- Die Abrechnung des KuG muss zum Zeitpunkt der Antragstellung bereits erfolgt sein
- Es werden keine Krankenkassenlisten mehr erzeugt
Geplante Freigabe: Voraussichtlich im 2. Halbjahr 2025
Diverses
Neue Mutterschutzfristen bei Fehlgeburten (ab 01.06.2025)
| Fehlgeburt ab 13. SSW | 2 Wochen |
| Fehlgeburt ab 17. SSW | 6 Wochen |
| Fehlgeburt ab 20. SSW | 8 Wochen |
Neue Pfändungsfreigrenzen
Ab Juli 2025 gelten folgende monatliche Grundfreibeträge:
- Grundfreibetrag: 1.555,00 €
- 1. Unterhaltsberechtigter: 585,23 €
- 2.–5. Unterhaltsberechtigte: je 326,04 €
- Pfändungsschutzgrenze: 4.766,99 €
Anpassungen in Planung (aus dem Koalitionsvertrag)
Die folgenden Maßnahmen befinden sich derzeit in Diskussion:
- Mehrarbeit – Überstundenzuschläge für über die vereinbarte Vollarbeitszeit geleistete Arbeitszeit sollen steuerfrei bleiben
- Ausweitung der Arbeitszeit – Prämie beim dauerhaften Wechsel von Teilzeit auf Vollzeit soll steuerlich begünstigt werden
- Freiwillig längeres Arbeiten – Wer das gesetzliche Rentenalter erreicht und weiterarbeitet, soll bis zu 2.000 Euro steuerfrei erhalten
- Entfernungspauschale – Dauerhafte Erhöhung auf 38 Cent vom ersten Kilometer an
- Firmenwagen – Erhöhung der Bruttolistenpreisgrenze für E-Fahrzeuge auf 100.000 Euro
- Alleinerziehende – Verbesserung durch Anhebung oder Weiterentwicklung des Entlastungsbetrags
- Ehrenamt und Gemeinnützigkeit – Anhebung der Übungsleiterpauschale (3.300 Euro) und Ehrenamtspauschale (960 Euro) geplant
Fazit
Die Änderungen zum Halbjahr 2025 bringen wichtige Neuerungen mit sich – sowohl gesetzlich als auch technisch. Wenn Sie mit SAP HCM arbeiten, sollten Sie die Umstellungen frühzeitig vorbereiten, entsprechende Hinweise (z. B. SAP-Hinweis 3572721) einspielen lassen und notwendige Customizing-Aktivitäten planen. Besonders das DaBPV-Verfahren sowie die neuen Kommunikationsstandards (eXTra 1.5, ERiC 43) verlangen erhöhte Aufmerksamkeit.
Bei Fragen zur Umsetzung oder Einrichtung einzelner Verfahren stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.