17.06.2025|
Wer im SF-Timetracking-Umfeld arbeitet, kennt das: Früher oder später äußert jeder Kunde den Wunsch nach einem übersichtlichen und flexiblen Zeitnachweis. Ein solcher Zeitnachweis ist nicht nur für die interne Verwaltung und Abrechnung wichtig, sondern auch für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeitsstunden.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten einen solchen Zeitnachweis konfigurieren können. Dabei werden wir uns auf die wichtigsten Einstellungen und Anpassungen konzentrieren, um sicherzustellen, dass der Zeitnachweis genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist. Damit lässt sich für jeden genehmigten Zeitraum im Arbeitszeiterfassungsbogen ein Zeitnachweis pro Mitarbeiter erstellen, der alle relevanten Informationen übersichtlich darstellt.
1. Voraussetzungen – Berechtigungen
Bevor Sie loslegen, prüfen Sie bitte die notwendigen Berechtigungen. Alle Details dazu finden Sie direkt in der SAP-Hilfe.
2. Dokumentvorlage verwalten
Im ersten Schritt legen Sie das Layout und die Platzhalter für den Zeitnachweis fest. Dafür erstellen Sie eine sogenannte „Dokumentgenerierungsvorlage“ über die Aktion Dokumentgenerierung > Dokumentvorlage verwalten.
Platzhalter werden dabei im Format [[name]] definiert. Diesen wird in den folgenden Schritten der Inhalt zugeordnet.
Formatierungen oder Anpassungen am Quellcode können Sie direkt über die Funktionsleiste im Template Content vornehmen.
Die Spaltenbreite in unserem Beispiel passt sich automatisch an den Inhalt an. Hier der entsprechende Code im Quelltext:<table style="border-collapse: collapse; border-width: 1px; border-spacing: 3px;" border="1">
Hier noch ein Beispiel für eine Tabelle mit zwei Spalten und fester Spaltenbreite:<table style="border-collapse: collapse; width: 99.9622%; border-width: 0px;" border="1"><colgroup><col style="width: 49.8567%;"><col style="width: 49.8567%;"></colgroup>
3. Dokumentvorlagenzuordnung verwalten
Im nächsten Schritt weisen Sie den Platzhaltern die entsprechenden Inhalte zu.
Dies geschieht über die Aktion „Dokumentvorlagenzuordnung verwalten“.
Für die Zuordnung gibt es mehrere Möglichkeiten:
Über eine Regel
Hier können Sie Geschäftsregeln zuordnen, z. B. für:
- das aktuelle Tagesdatum
- den Vor- und Nachnamen der Führungskraft (Manager)
Über eine Referenz
Diese Felder werden direkt aus den SF-Zeitwirtschaftsdaten bereitgestellt. Eine Besonderheit sind die Vorlagen „Wichtiger Fakt 1 – 10“, die Sie mit Zeittypgruppen belegen können. Wie das funktioniert, zeige ich Ihnen im nächsten Schritt.
Über die direkte Zuweisung
Dabei kommen Daten aus dem Personenprofil zum Einsatz.
4. Wichtige Fakten für Zeitnachweis definieren
Zunächst legen Sie unter Daten verwalten fest, welche Zeittypgruppen als „Wichtiger Fakt des Arbeitszeiterfassungsbogens“ verwendet werden sollen.
Wichtig:
Nur Zeittypgruppen, die als Zeitlohnart, Zeitsammler oder Zeitcontainer definiert sind, sind zulässig.
Im nächsten Schritt erstellen Sie unter „Daten verwalten“ eine eigene Zeitnachweiskonfiguration.
Hier legen Sie fest:
- welche Dokumentenvorlage genutzt wird,
- welche Daten pro Woche oder Zeitraum aggregiert werden sollen,
- und welche wichtigen Fakten mit der jeweiligen Dokumentenzuordnung verknüpft sind.
5. Zuordnung zum Zeiterfassungsprofil
Nun fehlt noch die Verknüpfung zum Zeiterfassungsprofil, das den Mitarbeitenden im Personenprofil unter Stelleninformationen zugeordnet ist. Über Daten verwalten > Zeiterfassungsprofil weisen Sie im Bereich Zeitnachweis die erstellte Zeitnachweiskonfiguration zu.
6. Den Zeitnachweis für einen Mitarbeiter erstellen
Sind alle Schritte erledigt und liegen genehmigte Arbeitszeiterfassungsbögen für einen Mitarbeiter vor, kann der Zeitnachweis erzeugt werden.
Dies kann auf zwei Arten erfolgen:
- Direkt im Personenprofil → Zeitmanagement → Zeitformulare
- Oder über Zeit verwalten → Reiter Zeitformulare (Time Admins)
7. Fazit
Die Konfiguration eines Zeitnachweises in SuccessFactors klingt auf den ersten Blick nach viel Aufwand – ist aber mit der richtigen Vorgehensweise schnell erledigt. Mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung und den richtigen Einstellungen können Sie den Prozess erheblich vereinfachen.
Von der Erstellung einer passenden Vorlage über die präzise Zuweisung der relevanten Daten bis hin zur nahtlosen Einbindung ins Zeiterfassungsprofil: Wenn diese Schritte sorgfältig und systematisch umgesetzt werden, lässt sich der Zeitnachweis später einfach und flexibel nutzen. Dies spart nicht nur Zeit und Mühe, sondern sorgt auch für eine hohe Genauigkeit und Transparenz bei der Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
Ein gut konfigurierter Zeitnachweis bietet zahlreiche Vorteile. Er ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Arbeitszeiten, erleichtert die Abrechnung und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zudem trägt er zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, da diese jederzeit einen klaren Überblick über ihre geleisteten Stunden und deren Genehmigungsstatus haben.