26.05.2026|
Voraussetzungen für die eAU in SAP® HCM:
- Es sind alle aktuellen Support Packages eingespielt.
- Gültige digitale Zertifikate für die Verschlüsselung und Authentifizierung beim Senden und Empfangen von Meldungen.
- Notification Tool für das eAU-Verfahren muss eingerichtet sein.
- Damit von jedem Beschäftigten (insbesondere bei geringfügig Beschäftigten, Werksstudenten, Praktikanten und freiwillig Versicherten Beamten) die eAU-Abfrage erfolgen kann, muss die entsprechende Krankenkasse im IT13 gepflegt sein:
Detaillierter Ablauf der eAU
Erfassung der Abwesenheit im Infotyp 2001:
Die Krankmeldung des Beschäftigten wird wie gewohnt im IT2001mit Beginn- und Enddatum gepflegt:
Durch die Auswahl einer eAU-relevanten Abwesenheitsart erkennt das System automatisch den Bedarf für eine elektronische Abfrage.
Bei der Ampelsymbolik im Ausgangsprozess wird zwischen zwei Zuständen unterschieden:
- Farblose Ampel:
Es wird keine Anfrage an die Krankenkasse gestellt. Beispielsweise, wenn eine Abwesenheit nicht nachweispflichtig ist oder ein Ausschlussgrund durch den Sachbearbeitenden gepflegt wurde. Folgende Ausschlussgründe können gepflegt werden:
- Gelbe Ampel:
Die Abwesenheit ist (noch) nicht vollständig nachgewiesen. Es liegt aber kein Prüffall vor.
Aufgrund der Abwesenheiten stellt das System maschinell eine Anfrage bei der Krankenkasse.
Erstellung der eAU-Anfrage
Um eine Rückmeldung durch die Krankenkasse zu erhalten, muss die Anfrage übermittelt werden. Dies erfolgt maschinell, indem die entsprechenden Transaktionen ausgeführt werden.
- Meldung erstellen – HRPAYDE_EAU_NOTIFS
Die Meldung für eine einzelne Personalnummer oder für einen gesamten Abrechnungskreis werden erstellt:
- Meldedatei erstellen – HRPAYDE_EAU_FILES
Wie in fast allen Meldeverfahren, muss nach Erstellung der Daten die Meldedatei erstellt werden. Auch hier muss wieder Personalnummer oder Abrechnungskreis angegeben werden.
- B2A-Manger – PB2A
Die gesammelten Anfragen werden über den B2A-Manager an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt.
Abholung der Eingangsmeldungen
Wie bei allen SV-Meldeverfahren, müssen die Rückmeldungen über den GKV-Server abgeholt, zugeordnet und verarbeitet werden. Dafür müssen alle nachfolgenden Transaktionen ausgeführt werden:
- Eingangsmeldungen abholen – HRPAYDE_B2A_SV_COLL
- Eingangsmeldungen übergeben – HRPAY_B2A_SV_UNPA
- Eingangsmeldungen zuordnen – HRPAY_EAU_ASSIGN
- Eingangsmeldungen verarbeiten – HRPAY_EAU_PROCESS
Abgleich und Infotyp-Update
Liegt für den Beschäftigten noch keine eAU oder eine Rückmeldung/Nachricht der Krankenkasse vor, bedarf dies keine neue Anforderung durch den Arbeitgeber. Die Krankenkasse hat 14 Tage Zeit, auf die eAU-Anfrage zu antworten. Erscheint nach 14 Tagen keine Rückmeldung, prüft die Kasse intern für weitere 14 Tage.
Liegt für den Beschäftigten eine eAU oder Rückmeldung/Nachricht vor, so wird diese abgeholt und kann eingespielt und verarbeitet werden. Die zurückgemeldeten Daten werden mit der ursprünglichen Ausgangsmeldung und der Erfassung im IT2001 abgeglichen.
Beim Abgleich können folgende Fallkonstellationen vorkommen:
- Übereinstimmung der Abwesenheit mit der eAU-Rückmeldung der Krankenkasse
Für die Abwesenheit liegt ein (ausreichender) Nachweis vor. Die angefragte Abwesenheit wird wie erfasst von der Krankenkasse zurückgemeldet bzw. bestätigt. Sofern der Aus- und Eingangsprozess der eAU über einen (täglichen) Job „automatisiert“ ist, bekommt der Sachbearbeitende von diesem Fall nichts mit. Da hier auch keine weitere Bearbeitung erforderlich ist.
- Keine Übereinstimmung der Abwesenheit mit der eAU-Rückmeldung der Krankenkasse
Bei Abweichungen ist eine manuelle Nachbearbeitung durch den Sachbearbeitenden erforderlich. Der Status der eAU wird auf „Prüfung erforderlich“ gesetzt.
Eine Detailbeschreibung des zu prüfenden Sachverhalts kann zum einen aus dem IT2001 über den Button „Details“ eingesehen werden, aber auch direkt aus der eAU- Sachbearbeiterliste (HRPAYDE_EAU_LIST) oder das Notification Tool geprüft werden.
In der eAU-Sachbearbeiterliste werden alle zur Prüfung offenen eAU-Rückmeldungen der Krankenkasse angezeigt:
Alle offenen Fälle müssen nach erfolgreicher Prüfung mittels Button „manuell bearbeitet“ quittiert werden. Erst danach wird der Status der Abwesenheit im IT2001 geändert.
Mögliche Rückmeldungen der Krankenkasse
„Für die Anfrage zum tt.mm.jjjj liegt der Krankenkasse kein Nachweis vor“
Fallprüfung: Der Beschäftigte hat für den entsprechenden Zeitraum keinen Nachweis, eventuell muss eine Gehaltskürzung vorgenommen werden. Es kann auch sein, dass der Arzt die eAU noch nicht an die Krankenkasse übermittelt hat. In jedem Fall muss mit dem Beschäftigten Kontakt zur Klärung aufgenommen werden.
„Beginndatum/Endedatum des Nachweises entspricht nicht der Abwesenheit“
Fallprüfung: Über einen Doppelklick auf die Fehlermeldung in der eAU-Sachbearbeiterliste können weitere Angaben zum Nachweis angezeigt werden:
Neben dem Beginn und dem voraussichtlichen Ende des Nachweises, wird hier auch das Datum der Feststellung der AU und die Nachweisart (Erst-, Folgenachweis) eingesehen werden. Bei Abweichung zur erfassten Abwesenheit sollte geprüft werden, ob hier Verknüpfungen oder Änderungen vorgenommen werden müssen.
Wenn bereits der erste angefragte Tag, hier im Beispiel der 24.04.2025 nicht mit dem Beginn der eAU der Krankenkasse übereinstimmt, prüft die Krankenkasse die weiteren Tage der Anfrage nicht weiter. Nach Anpassung des IT2001 mit Änderung auf den 22.04.2025, wie im Nachweis angegeben, sowie der manuellen Bearbeitung der eAU-Rückmeldung, ändert sich der Status im IT2001 auf „gelb“. Die restlichen Tage der Abwesenheit werden erneut bei der Krankenkasse angefragt.
Bei Korrektur des Enddatums kann sich der Status auch direkt auf „grün“ ändern. Hierzu muss nur der IT2001 neu geladen werden.
„Die angefragte Krankenkasse ist nicht zuständig“
Fallprüfung: Der Beschäftigte ist nicht oder nicht mehr bei der angefragten Krankenkasse versichert. Nach Klärung des Falls mit dem Beschäftigten muss der IT13 ebenfalls angepasst werden.
Wenn alle offenen Fälle aus der eAU-Sachbearbeiterliste geprüft und auf „manuell bearbeitet“ gesetzt wurden, ist die eAU-Prüfung abgeschlossen.