SAP® HCM - Das rvBea-Verfahren

Mit Hilfe von rvBEA können Rentenversicherungsträger bei einem Arbeitgeber Bescheinigungen elektronisch anfordern. Ebenso können über diese Verfahren Anträge des Arbeitgebers oder Rückantworten entgegengenommen werden. Mit diesem Verfahren soll die Digitalisierung in der Rentenversicherung ausgebaut werden.
Das erste rvBEA-Teilverfahren GML57 wurde zum 01.07.2021 obligatorisch für Arbeitgeber.
Die Anforderungen zur Abgabe der gesonderten Meldung werden allen Arbeitgebern elektronisch bereitgestellt.
Das zweite rvBEA-Teilverfahren ist rvBea Forms.

Informationen zum Teilverfahren GML57

Wenn Sie eine elektronische Anforderung der gesonderten Meldung erhalten, wird bei der Verarbeitung der Meldung für die betroffene Personalnummer ein Satz des Infotyps "Elektronischer Datenaustausch (IT0700)" mit Subtyp DXAR angelegt. Es handelt sich um einen Stichtagsinfotyp, der zum letzten Tag des Monats der angeforderten Abrechnungsperiode der gesonderten Meldung angelegt wird. Mit dem nächsten DEÜV-Lauf wird die gesonderte Meldung erstellt, sofern die Abrechnungsergebnisse für die angeforderte Abrechnungsperiode vorliegen.
Die manuelle Pflege des IT0700-Satzes ist nicht möglich. Zur manuellen Vorgabe eines Datums zur Abgabe der gesonderten Meldung verwenden Sie weiterhin den Infotyp "Datumsangaben" (IT0041).
Sollte bei der Verarbeitung der Anforderung der gesonderten Meldung festgestellt werden, dass die DEÜV-Meldung "GD 57" nicht erstellt werden kann, wird der Infotyp "Elektronischer Datenaustausch" (IT0700) mit Subtyp DXAR mit Angabe des vorliegenden Hinderungsgrundes erstellt.

Folgende Hinderungsgründe können vorliegen:

• 11 Kein Beschäftigter zur Versicherungsnummer vorhanden
• 12 Fehler im Datenbestand
• 13 Gesonderte Meldung bereits übermittelt
• 14 Es liegt kein Beschäftigungsverhältnis mehr vor
• 15 Beschäftigter enthält kein Arbeitsentgelt
• 16 Alle Zeiträume wurden bereits gemeldet
• 17 Anforderung enthält formalen Fehler
• 18 angeforderter Zeitraum kann nicht übermittelt werden
• 50 Gesonderte Meldung wurde als fehlerhaft abgewiesen
• 51 Rückmeldesatz mit Hinderungsgrund wurde abgelehnt
• 52 Betriebsnummer (BBNRVU) ist nicht im Bestand
• 99 Sonstiger Fehler

Die Rückmeldung des Hinderungsgrundes erfolgt im Rahmen von rvBEA mit dem XML-Datensatz DXEB.

Informationen zum Teilverfahren rvBEA Forms

Das neue Teilverfahren Forms dient zur Digitalisierung von unterschiedlichen Bescheinigungen.
Bescheinigung ZUZA (Anfragen zum Antrag auf Befreiung der Zuzahlung bei med. Rehaleistungen) ist für Arbeitgeber seit dem 01.01.2022 verpflichtend.
Bescheinigung BEEG (Arbeitgeberbescheinigung zum Antrag auf Elterngeld nach dem Bundeselterngeld und Elternzeitgesetz) ist für Arbeitgeber ab dem 01.07.2022 verpflichtend.
Die Felder des Anforderungssatzes sind aktuell wie folgt definiert und enthalten ausschließlich Werte gemäß Entgeltbescheinigungsverordnung:

Für die Bescheinigung ZUZA werden folgende Felder angefordert:

Beschäftigungsbeginn, SV-Tage, SV-Brutto lfd (ungek.), Lohnsteuer lfd., Soli lfd., Kirchensteuer lfd., KV/RV/AV/PV-Brutto lfd., Beitrag frw. KV, AG-Zuschuss BV, Beitrag frw. PV

Die Bescheinigung für den Antrag auf Zuzahlungsbefreiung bei stationären Reha-Maßnahmen ist für Arbeitgeber verpflichtend ab 01.01.2022.
Patienten müssen sich an den Kosten für Unterkunft und Verpflegung beteiligen. In der Regel fallen 10€ pro Tag an. Liegt das monatliche Nettoeinkommen unterhalb einer Grenze (aktuell 1275€) kann ein Antrag auf Befreiung gestellt werden. Laut der Rentenversicherung liegt das Meldungsaufkommen bei 300.000 Anträgen pro Jahr.

Für die Bescheinigung BEEG werden folgende Felder angefordert:

Beschäftigungsbeginn, - ende, Faktor bei Stkl. 4, Kinderfreibetrag, Pauschalsteuer, Kennz. Kirchensteuer, Beitragsgruppe, Kennz. Gleitzone, SV-Tage, Gesamtbrutto EBV, Steuerbrutto lfd., Steuerbrutto einm., Steuerklasse

Teilverfahren GML57

Das Teilverfahren finden sie unter Personal > Personalabrechnung > Europa >Deutschland > Folgeaktivitäten > pro Abrechnungsperiode > Abrechnungszusatz > rvBEA

Vorgehen

Die Meldungen müssen regelmäßig, jedoch mindestens 1x die Woche, vom Server der Rentenversicherung abgeholt werden.
Sinnvollerweise wird hier ein Job eingeplant, der diese Meldungen täglich abholt, zuordnet und verarbeitet.
Für jede Anforderung, die einer Personalnummer zugeordnet werden konnte, wird ein Satz des Infotyps 0700 (Elektronischer Datenaustausch) mit Subtyp DXAR angelegt. Stichtag des Infotypsatzes ist der letzte Tag des Monats, für den die gesonderte Meldung angefordert wird. Der Report prüft, ob ein Hinderungsgrund (siehe Punkt 2.1.1) vorliegt, der die Erstellung der DEÜV-Meldung Grund 57 verhindert. Wenn ein Hinderungsgrund vorliegt, wird dieser in Infotyp 0700 hinterlegt und die Anforderungsmeldung erhält den Status "zu prüfen". Liegt kein Hinderungsgrund vor, erhält die Anforderungsmeldung den Status "verarbeitet" und mit der nächsten Abrechnung wird die 57er-Meldung über das DEÜV-Verfahren erstellt.
Wenn Meldungen in den Status "zu prüfen" versetzt werden, können Sie für die jeweilige Personalnummer im Infotyp 0700 (Subtyp DXAR) den Hinderungsgrund anzeigen lassen. Setzen Sie anschließend den Status der Meldungen auf "manuell verarbeitet". Meldungen im Status "zu prüfen" und "manuell verarbeitet" werden vom Report rvBEA: Hinderungsgründe für GML57-Anforderungen erstellen (RPCRVVD0_OUT_GML57) selektiert und Hinderungsgrundmeldungen (Datensatz DXEB) werden erstellt.
Für manche Meldungen sind manuelle Eingriffe erforderlich, damit die Meldungen maschinell weiterverarbeitet werden können. Die Durchführung bzw. Art des manuellen Eingriffs wird in der Sachbearbeiterliste durch eine Statusänderung der Meldung dokumentiert.

Dadurch werden die Meldungen für die weitere maschinelle Verarbeitung freigegeben, oder - falls keine maschinelle Verarbeitung möglich ist - von der weiteren Verarbeitung endgültig ausgenommen.

Nach der Prüfung der Eingangsmeldungen sollten immer die Ausgangsmeldungen erstellt werden.

Aktionen für rvBEA-Eingangsmeldungen

Die Bearbeitung von rvBEA-Eingangsmeldungen erfolgt über folgende Menü-Punkte:

Folgende Aktionen sind unter "Eingangsmeldungen bearbeiten" möglich:

• Drucktaste "Ablehnung ausführen"

Diese Aktion kann nur für Fehlerrückmeldungen im Status "abzulehnen" durchgeführt werden.
Verwenden Sie die Drucktaste, um die zugehörige Ausgangsmeldung, die von der Annahmestelle abgelehnt wurde, im System auf den Status "abgelehnt" zu setzen. Der Status der Fehlerrückmeldung wird dabei von "abzulehnen" auf "verarbeitet" geändert.

• Drucktaste "Ablehnung manuell bearbeitet"

Diese Aktion kann nur für Fehlerrückmeldungen im Status "abzulehnen" durchgeführt werden.
Verwenden Sie die Drucktaste, wenn der Fehler, der zur Ablehnung der Ausgangsmeldung führte, nicht korrigiert werden kann und Sie die Ausgangsmeldung manuell melden. Der Status der Ausgangsmeldung wird durch Betätigen der Drucktaste auf "manuell gemeldet" gesetzt. Der Status der Fehlerrückmeldung wird von "abzulehnen" auf "verarbeitet" geändert.

• Drucktaste "manuell bearbeitet"

Diese Aktion kann für folgende Arten von Meldungen verwendet werden:

• • Fehlerrückmeldungen im Status "nicht zugeordnet"

Verwenden Sie die Drucktaste, wenn die von der Annahmestelle abgelehnte Ausgangsmeldung im System nicht gefunden werden kann. Der Status der Fehlerrückmeldung wird dabei auf "manuell verarbeitet" gesetzt und die Fehlerrückmeldung wird nicht mehr im Arbeitsvorrat angezeigt.

• • Anforderungen zu Abgabe einer gesonderten Meldung im Status "zu prüfen"

Verwenden Sie die Drucktaste, wenn eine angeforderte gesonderte Meldung wegen Vorliegens eines Hinderungsgrundes erstellt werden kann. Der Status der Eingangsmeldung wird dann auf "manuell verarbeitet" gesetzt und sie wird nicht mehr im Arbeitsvorrat angezeigt.

Aktionen für rvBEA-Ausgangsmeldungen

Die Bearbeitung von rvBEA-Eingangsmeldungen erfolgt über folgende Menü-Punkte:

Folgende Aktionen sind bei "Meldungen bearbeiten" möglich bzw. erforderlich:

• Drucktaste "erneut übertragen"

Diese Aktion kann nur für Meldungen im Status "übertragen" durchgeführt werden.
Verwenden Sie die Drucktaste um eine Ausgangsmeldung ohne inhaltliche Änderung erneut an die Annahmestelle zu übertragen. Diese Funktion sollte nur dann benutzt werden, wenn die Meldung - obwohl sie im System den Status übertragen hat - bei der Annahmestelle nicht angekommen ist.
Der Status der Meldung wird auf "neu" gesetzt. Dadurch wird sie vom Report rvBEA-Meldedateien erstellen erneut selektiert und in eine Datei geschrieben.

• Drucktaste "manuell gemeldet"

Diese Aktion kann nur für Meldungen im Status "fehlerhaft" oder "abgelehnt" durchgeführt werden.
Verwenden Sie die Drucktaste, wenn eine Meldung vom Report rvBEA: Hinderungsgründe für GML57-Anforderungen erstellen nicht fehlerfrei erstellt werden kann und die Fehlerursache nicht beseitigt werden kann. Der Status der Meldung wird auf "manuell gemeldet" gesetzt. Der Meldesachverhalt wird vom Report rvBEA: Hinderungsgründe für GML57-Anforderungen erstellen nicht mehr bearbeitet.
Stellen Sie sicher, dass der korrekte Sachverhalt manuell an die Annahmestelle gemeldet wird.

• Drucktaste "abgelehnt"

Diese Aktion kann nur für Meldungen im Status "übertragen" durchgeführt werden.
Verwenden Sie diese Drucktaste, wenn eine Meldung von der Annahmestelle in schriftlicher Form (Papier) abgelehnt wurde.
Verwenden Sie diese Drucktaste nicht, wenn die Ablehnung durch eine maschinelle Fehlerrückmeldung erfolgt ist. In diesem Fall wird die Ausgangsmeldung durch Bearbeitung der Fehlerrückmeldung in der Sachbearbeiterliste für rvBEA-Ausgangsmeldungen automatisch auf den Status "abgelehnt" gesetzt.
Korrigieren Sie den Fehler, der zur Ablehnung führte, bevor Sie den Report rvBEA: Hinderungsgründe für GML57-Anforderungen erstellen erneut starten. Dieser Report ignoriert rvBEA-Meldungen im Status "abgelehnt" und wird den Sachverhalt erneut melden.

Teilverfahren FORMS

Das Teilverfahren finden sie unter Personal > Personalabrechnung > Europa >Deutschland > Folgeaktivitäten > Periodenunabhängig > Abrechnungszusatz > rvBEA Forms

Vorgehen

Nach Abholung der rvBEA-Anforderungsmeldung soll (muss) die Antwort innerhalb eines Arbeitstages (ZUZA) oder spätestens nach der nächsten Abrechnung (BEEG) versendet werden.
Abhängig von der Bescheinigung können pro Anforderung die Werte für bis zu 48 Abrechnungsperioden angefordert werden:

• ZUZA:  1 Monat
• BEEG: 12 Monate unter Berücksichtigung von Ausklammerungs- und Verschiebetatbeständen

Analog zu GML57 ist ein Hinderungsgrund zu übermitteln, sofern die Anforderung nicht, oder nicht vollständig beantwortet werden kann. Im letzteren Fall sind zudem alle Monate zu übermitteln, für die kein Hinderungsgrund vorliegt.
Im Verfahren ist keine nachträgliche Korrekturmöglichkeit der versendeten Antworten vorgesehen, d.h. es gibt kein „Storno –Neu“.
Zur Erinnerung: Gemäß §96 Absatz2 SGB IV sind Meldungen mindestens einmal pro Woche von den Kommunikationsservern elektronisch abzurufen.

vom 21. Februar 2022, veröffentlicht in HCM On-Premise, Neuigkeiten und Nützliches