SAP® ILM – Datenlöschen in HCM

Am 25. Mai 2016 trat die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Unternehmen haben nun noch bis zum 25. Mai 2018 Zeit, die Einhaltung der neuen Vorschriften zur Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sicherzustellen. Mit diesem Stichtag läuft die zweijährige Übergangsphase aus. Die Vorgaben der EU-DSGVO sind dann verbindlich anzuwenden.

Insbesondere personenbezogene Daten werden in SAP-Systemen an vielen Stellen abgespeichert. Im Zuge der immer komplexer werdenden Systemlandschaften und dezentralen IT-Umgebungen steigt hierbei die Herausforderung, nachzuvollziehen, wo diese Daten vorgehalten werden und wie mit diesen umgegangen wird. Verstößt ein Unternehmen gegen die Datenschutzbestimmungen, droht ein Bußgeld in nicht unbeträchtlicher Höhe – Verstöße können mit bis zu 4 % des Jahresumsatzes des Unternehmens geahndet werden.

Kurzbeschreibung der Lösung:

• Mit SAP ILM werden Archivierungsobjekte etabliert
• Ein Archivierungsobjekte enthält eine Sammlung von zusammengehörigen Daten (Infotypen/Clustern/Tabellen)
• Die Archivierungsobjekte bilden die Basis für das Archivieren und letztendlich das Löschen der Daten von der Datenbank
• Pro Objekt wird eine Aufbewahrungsfrist (Aufbewahrungsregel) festgelegt.(Aufbewahrungsfristen für Daten können verschiedene Gründe haben. Steuerrechtliche Daten müssen beispielsweise zu Revisionszwecken und Steuerprüfungen aufbewahrt werden.)

Die eigentliche Daten Löschung in drei Schritten:

• Schritt 1 (Vorlaufprogramm):
  Die zu vernichtenden Datensätze werden anhand eines Regelwerkes ermittelt und gekennzeichnet
• Schritt 2 (Schreibprogramm):
  Die gekennzeichneten Datensätze werden in ein Archivverzeichnis geschrieben
• Schritt 3 (Löschprogramm):
  Die im Archivverzeichnis vorhandenen Datensätze werden erst aus der Datenbank entfernt. Anschließend werden die Datensätze im Archivverzeichnis gelöscht.

HR-Com unterstützt bei der Entwicklung eines HR-Löschkonzepts und der operativen Datenlöschung. Unsere bisherigen Projekterfahrung helfen Ihnen dabei, Fehler bei zu vermeiden.

• Identifikation aller zu löschenden Daten
• Prüfung und Überarbeitung von Berechtigungskonzeptentechnische Konfiguration von SAP Information Lifecycle Management (ILM)
• Auswahl und Anwendung von Tools zur Anonymisierung personenbezogener Daten für Testsysteme