SAP® ILM – Datenlöschen in HCM

Am 25. Mai 2018 ist die zweijährige Übergangsphase zur verbindlichen Anwendung der Vorgaben der EU-DSGVO ausgelaufen. Unternehmen müssen nun die Einhaltung der neuen Vorschriften zur Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sicherstellen.

Insbesondere personenbezogene Daten werden in SAP-Systemen an vielen Stellen abgespeichert. Im Zuge der immer komplexer werdenden Systemlandschaften und dezentralen IT-Umgebungen steigt hierbei die Herausforderung, nachzuvollziehen, wo diese Daten vorgehalten werden und wie mit diesen umgegangen wird. Verstößt ein Unternehmen gegen die Datenschutzbestimmungen, droht ein Bußgeld in nicht unbeträchtlicher Höhe – Verstöße können mit bis zu 4 % des Jahresumsatzes des Unternehmens geahndet werden.

Kurzbeschreibung der Lösung:

• Mit SAP ILM werden Archivierungsobjekte etabliert
• Ein Archivierungsobjekte enthält eine Sammlung von zusammengehörigen Daten (Infotypen/Clustern/Tabellen)
• Die Archivierungsobjekte bilden die Basis für das Archivieren und letztendlich das Löschen der Daten von der Datenbank
• Pro Objekt wird eine Aufbewahrungsfrist (Aufbewahrungsregel) festgelegt.(Aufbewahrungsfristen für Daten können verschiedene Gründe haben. Steuerrechtliche Daten müssen beispielsweise zu Revisionszwecken und Steuerprüfungen aufbewahrt werden.)

Die eigentliche Daten Löschung in drei Schritten:

• Schritt 1 (Vorlaufprogramm):
  Die zu vernichtenden Datensätze werden anhand eines Regelwerkes ermittelt und gekennzeichnet
• Schritt 2 (Schreibprogramm):
  Die gekennzeichneten Datensätze werden in ein Archivverzeichnis geschrieben
• Schritt 3 (Löschprogramm):
  Die im Archivverzeichnis vorhandenen Datensätze werden erst aus der Datenbank entfernt. Anschließend werden die Datensätze im Archivverzeichnis gelöscht.

HR-Com unterstützt bei der Entwicklung eines HR-Löschkonzepts und der operativen Datenlöschung. Unsere bisherigen Projekterfahrung helfen Ihnen dabei, Fehler bei zu vermeiden.

• Identifikation aller zu löschenden Daten
• Prüfung und Überarbeitung von Berechtigungskonzeptentechnische Konfiguration von SAP Information Lifecycle Management (ILM)
• Auswahl und Anwendung von Tools zur Anonymisierung personenbezogener Daten für Testsysteme