Kurzanleitung - eAU in SAP® HCM

1. Allgemeine Informationen

1.1 Vorgesehener Prozess

Der nachfolgende Prozess ist laut SAP vorgesehen/geplant:

• Nach der Krankmeldung des Beschäftigten wird eine entsprechende Abwesenheit im Infotyp Abwesenheiten (2001) gepflegt.

• Aufgrund dieser Abwesenheit stellt das System maschinell eine Anfrage bei der Krankenkasse. Hierzu müssen die entsprechenden Transaktionen ausgeführt werden.

• Die Krankenkasse antwortet auf diese Anfrage.

• Die Antwort wird ggf. in die Stammdaten des Abrechnungssystems übernommen oder den Sachbearbeitenden zur manuellen Bearbeitung gegeben.

Voraussetzung: Damit von jedem Beschäftigten (insbesondere auch bei geringfügig Beschäftigten, Werksstudenten, Praktikanten und freiwillig versicherten Beamten) die Krankenkasse im SAP-System hinterlegt werden kann, wird der Infotyp Sozialversicherung (0013) entsprechend erweitert.

1.2 Änderungen im SAP

1.2.1 Infotyp 0013 (Sozialversicherung)

Für einige Beschäftigungsverhältnisse ist der tatsächliche Krankenversicherungsstatus des Mitarbeiters bisher nicht relevant (z.B. Geringfügig Beschäftigte, Werkstudenten, ...) gewesen. Die Information, bei welcher Krankenkasse der Mitarbeiter tatsächlich krankenversichert ist, lässt sich in diesen Fällen nicht aus Infotyp Sozialversicherung (0013) ableiten, weil die dort angegebene Mitarbeiterkasse nur die Funktion einer Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag übernimmt, und nicht mit der tatsächlichen gesetzlichen Krankenkasse des Mitarbeiters übereinstimmen muss. Zudem ist in diesen Fällen nicht erkennbar, ob überhaupt eine gesetzliche Krankenversicherung vorliegt oder der Mitarbeiter privat krankenversichert ist. Um die relevanten Informationen zu erhalten, muss das neue Feld „Art der Krankenversicherung“ angelegt werden.

Hinweis: das Feld erscheint nur, wenn der KV-Schlüssel 0 oder 8 vorliegt.

Wenn unter Art der Krankenversicherung eine der Ausprägungen 1 (Eigene Mitgliedschaft gesetzl. KV) oder 2 (Familienversichert gesetzl. KV) angegeben wurde, dann muss die gesetzliche Krankenkasse folgendermaßen eingetragen werden:

• Geringfügig und Kurzfristig Beschäftigte:

Eintragung der gesetzlichen Kasse im Feld Zusatzkasse, da die Minijob-Zentrale bereits Einzugsstelle ist

• SV-Pflichtig Beschäftigte bzw. Beamte:

Eintragung der gesetzlichen Kasse im Feld Krankenkasse

1.2.2 Infotyp 2001 (Abwesenheiten)

Mit der Hinterlegung der relevanten Abwesenheiten im Customizing erhalten diese Abwesenheiten im Infotyp 2001 (Abwesenheiten) ein neues Fenster.

„Elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung“

2. Meldungsanfragen

2.1. Reports

2.1.1 Ausgangsmeldungen

Voraussetzung:

Der Mitarbeiter hat die Krankheit gemeldet und sie wurde in den Infotyp 2001 übertragen. Dann kann die Transaktion für die eAU-Anfrage gestartet werden (HRPAYDE_EAU_NOTIFS - eAU-Anfragen erstellen).

Wie in fast allen Meldeverfahren, muss nach der Erstellung der Daten die Meldedatei erstellt werden (HRPAYDE_EAU_FILES - eAU-Meldedateien erstellen) und wird dann über den B2A-Manager versandt.

2.1.2 Eingangsmeldungen

Wie bei allen SV-Meldeverfahren, müssen die Rückmeldungen über den GKV-Server abgeholt, zugeordnet und verarbeitet werden.

2.1.3 Hilfsreports für die Prüfung

3. Handlingsvorschläge

3.1. Folgeerkrankungen

Folgeerkrankungen können als Verlängerung der ursprünglichen Krankheit eingegeben werden. Wenn die Folgeerkrankung jedoch vor der ersten eAU-Meldung schon im System hinterlegt ist, oder bei der Rückmeldung für die erste AU schon verlängert vorliegt, kommt es zu folgender Meldung:

Detailsicht:

Die Rückmeldung kam am 16.09.2022, die Krankheit wurde am 15.09.2022 verlängert.

In diesem Fall muss der Datensatz auf „manuell bearbeitet“ gesetzt werden, damit für die Folgeerkrankung eine neue eAU-Anfrage für die Folgeerkrankung erstellt wird.

IT 2001:

Nach der Statusumsetzung auf „manuell bearbeitet”, wird die neue Meldung beim nächsten Lauf der eAU automatisch erstellt:

4. Tipps und Tricks

Voraussetzung dafür, dass Ihnen durch die Jobläufe keine Fehler und Hinweise entgehen ist, dass das Notification Tool für das eAU-Verfahren eingerichtet wurde.

Eine Bearbeitung der Personalfälle kann dann effektiver vorgenommen werden und Sie haben alle Hinweise und Fehler auf einen Blick.

vom 22. November 2022, veröffentlicht in Neuigkeiten und Nützliches